Sekreter Kimdir? Sekreterin Görevleri Nedir?

Sekreter kelimesi İngilizce kökenli olup “secretary” kelimesinden günümüze sekreter olarak gelmiştir.    Sekreterlik günümüzde hemen hemen çok ihtiyaç duyulan bir meslek haline gelmiş bulunmakta. Büyük ölçekli işletmesinden tutunda küçük ölçekli işletmelerde bir sekreterin yönlendirmesine ve yardımına ihtiyaç duymaktadır. Bir kişi sekreter olmak istediğinde üniversitelerin “yönetici asistanlığı ve sekreterlik”, “büro yönetimi” gibi bölümleri okuyabilir. Çalışılan sektörlere göre sekreterlerin görevleri değişse de başlı başında örgüt içinde kemikleşmil görevleri bulunmaktadır. Bu görevleri bu makalede sizler için derledik ki, kendine meslek arayışındaki okuyucularımıza bir nebze de olsa bu meslekler hakkında birkaç bilgi vermiş olabilelim.

Sekreterlerin mutlaka bağlı oldukları bir yönetici bulunmaktadır. Bu yöneticiler oldukça yoğun oldukları için iş takibi yapamaz, kendi programlarını daha yönetecek fırsatları yoktur. Bu nedenle kendilerine onlar adına bu programları yönetecek, programlayacak elemanlara ihtiyaç vardır. Sekreterler illaki kadın olmak zorunda değildir. Üniversitelerin çoğunluğunda yüksek okul sekreterlerinin erkekler olduğunu gözlemleyebilirsiniz. Sekreterin başlıca görevlerinden birisi, yöneticisi adına gelen telefon trafiğini yönlendirmek, görüşmeleri yöneticisine bildirmek, yöneticisinin verdiği önem sırasına göre görüşmelerin randevu saatlerini ve programlarını ayarlamak, bu görüşmeleri gerçekleştirirken oldukça kibar ve nazik olmak, diksiyonuna dikkat ve özen göstermektir. Yöneticisinin işleri çok yoğun olacağı için kriz ve zaman yönetimini sağlamak bu durumda sekretere düşmektedir. Sekreterin diğer önemli görevleri ise bilgisayarı, ofis araçlarını seri, doğru ve hızlı bir şekilde kullanmasıdır. Nedir bu ofis araçları derseniz, bunlar: yazıcı, fotokopi makinası, tarayıcı, bilgisayar gibi ofis araçları olabilir… Özellikle sekreterin klavyeyi hızlı kullanması oldukça önemlidir. Office programlarını da iyi bilmesi bir sekreter için oldukça önemlidir. (Word, Exceel, Power Point vb.) Bir sekreterin protokol kurallarını, ast üst ilişkilerini bilmesi oldukça mühim bir mevzudur. Özellikle mesleki yazışmaların olduğu durumlarda bu protokolün gereklilikleri ve aynı zamanda birebir iletişimde de yine aynı şekilde protokol kurallarına oldukça dikkat etmelidir. Biraz önce söylediğimiz gibi de bir sekreterin mesleki yazışmaları gerçekleştirebilecek donanıma sahip olması da oldukça önemlidir. Aynı zamanda insani ilişkilerinde sıcak ve saygılı, ara bulucu ve insani ilişkileri kuvvetli ve dengeli olmalıdır. Üstünün olmadığı durumlarda kurumu iyi bir şekilde temsil etmesi de son derecede önemlidir. Türkçe dil bilgisine vakıf olması ve bunu hem yazışmalarda hem de mesleki ilişkilerinde göstermesi son derece önem arz etmektedir.