Muhasebeci nedir?

 

Muhasebeciler bir şirketin mali kayıtlarını yöneten kişilerdir, böylece şirketin faturaları ödenir ve gelir kaydedilir. Muhasebeci ayrıca çalışanların ödemeleri gerektiği zaman yapılmasını ve faturaların zamanında gönderilmesini sağlar.

Ancak bir muhasebeci, rakamları hesaplayan birinden daha fazlasıdır. Muhasebeciler, şirketlerin nakit akışlarını yönetmelerine, kazançlarını rapor etmelerine ve işin sorunsuz çalışmasını sağlamalarına yardımcı olan hayati bir iş işlevi sağlar.

Çalışma İstatistikleri Bürosu, muhasebecilerin yılda ortalama 37,250 dolar kazandığını belirtiyor . Çoğunluk tam zamanlı çalışırken, yaklaşık dörtte biri yarı zamanlı çalışıyor, bu da okula dönen, çocuklarına ebeveynlik yapan veya yaşlı ebeveynlere bakan biri için ideal bir iş yapıyor.

Bir işletme yönetiyorsanız, personel muhasebeci şirketiniz için büyük bir varlık olabilir. Bununla birlikte, bugün işletmelerin muhasebeciler söz konusu olduğunda birçok başka seçeneği de vardır. Örneğin, muhasebe kayıtlarınızı dışarıdan temin etmek artık her zamankinden daha kolay. Dış kaynaklı defter tutma, hem maliyet hem de zaman açısından verimli olabilir ve bordronuza başka bir çalışan eklemeden size harika defter tutma hizmetleri sunar.

Şirketinizin neye ihtiyacı olduğuna dalmadan önce, muhasebecinin küçük ve orta ölçekli kuruluşlardaki rolüne daha yakından bakalım.

Bir Muhasebeci Ne Yapar?

Bir muhasebecinin birincil sorumluluğu, bir şirketin günlük finansal işlemlerini kaydetmektir. Şirkete bağlı olarak, bu aşağıdakileri içerebilir:

Satışları Kaydetme: Muhasebeciler günlük satışları izler. Bunu bir muhasebe defteri kullanarak veya daha büyük olasılıkla QuickBooks gibi bir bilgisayar programıyla manuel olarak yapabilirler. Bazı işletmelerin günde nispeten az sayıda işlemi vardır, ancak perakende satış işletmeleri ve restoranlar gibi diğerlerinin düzinelerce veya yüzlerce işlemi olabilir. Girişler manuel olarak girilebilir. Veya POS sisteminiz muhasebe yazılımınıza doğru bilgileri besliyorsa otomatik olarak. Bilgilerin QuickBooks'a aktarılmasına yardımcı olacak bir uygulama da bulabilirsiniz. Doğruluğu sağlamak için sistem sık sık denetlenmeli ve gözden geçirilmelidir.

Bordro Yönetimi: Bordro görevleri, çalışanlara çek düzenlemek kadar basit değildir. Bunlar, çalışanların doğrudan mevduatlarını oluşturmayı, maaş bordrosu kontrollerini düzenlemeyi, eyalet ve federal istihdam ve vergilendirme sistemlerinde hesap oluşturmayı ve ayrıca vergileri, sağlık sigortası primlerini, sosyal güvenlik ve Medicare vergilerini vadesi geldiğinde ödemeyi içerebilir.

Faturalama: Muhasebeciler faturaları ödemenin yanı sıra müşteri faturaları da düzenleyebilir.

Faturaların Doğrulanması (Satıcı Bonoları): Muhasebeciler ayrıca tedarikçilerden gelen faturaları ve satın alımları satın alma siparişleri ve diğer belgelerle mutabık kılar. Bu, siparişlerin onaylanmış bütçelerle ve satın almalarla eşleşmesini sağlar.

Faturaların Ödenmesi: Satıcılardan faturaların yönetilmesi ve ödenmesi, Borç Hesapları olarak da adlandırılır. Çoğu muhasebeci, bir şirketin ödenecek hesapları sürecini yönetir. Hangi satıcılara ve hangi şartlarda ödeme yapılması gerektiğini takip etmeleri gerekir. Ayrıca satıcı kredisini de yönetmeleri gerekir.

Kredi Kontrollerinin Yürütülmesi: Şirket müşterilere kredi limitleri düzenlerse, birçok muhasebeci, kredi limitleri konusunda yönetim onayını almadan önce şirket üzerinde temel durum tespiti yapar.

Rapor Çalıştırma: Muhasebeciler, şirketin mali durumuyla ilgili raporlar çalıştırmak için muhasebe yazılımlarını kullanabilmelidir. Bu raporlar, sahiplerin veya yöneticilerin, şirketin sağlığı için kritik öneme sahip olan gelir, müşteri geliri ve diğer finansal ölçütlere karşı giderleri izlemelerine yardımcı olur.

Bütçeleme Yardımı Sağlama: Muhasebeciden, bir bütçeye göre harcamaları yönetmeye yardımcı olması ve bütçe sınırlarına ulaşıldığında personeli uyarması istenebilir.

Hesap Mutabakatını Yönetme: Borçların kredilerle eşleşmesini sağlamak için her ay hem kredi kartları hem de banka hesapları mutabık kılınmalıdır - veya her satın alma ve depozito sistem içinde muhasebeleştirilir. Ayrıca kredileri ve kredi limitlerini veya bir başlangıç ​​ve bitiş bakiyesi olan bir hesap özeti alan herhangi bir hesabı da mutabık kılmalısınız.

Satış Vergisinin Takibi ve Ödenmesi: Muhasebeciler şirketin satış vergisini takip edebilir ve ödeyebilir. Muhasebeciler, vergiden muaf olan, eyaletteki vergiden muaf günler ve hangi vergilerin ödenmesi gerektiği konusunda bilgi sahibi olmalıdır. Ayrıca, ticari işletmenin ve ilgili şubelerin yerleri anlamına gelen bağlantı noktasını da takip edebilirler.

Satış vergisi, bağlantı noktasına veya bir işletmenin bulunduğu yere bağlıdır, ancak işletmenin diğer eyaletlerde bir deposu veya tam zamanlı personeli varsa, karmaşıklaşabilir. Muhasebeciler bağlantı noktası yasalarını anlamalı ve şirketlerin tüm satış vergisi yasalarına uymalarına yardımcı olmalıdır.

Bilgisayar Çağında Defter Tutma

Muhasebecilerin tozlu eski defterlerin üzerine eğildiğini hayal ediyorsanız, tekrar düşünün. Bugünün muhasebecileri, bir defterdeki rakamları saymaktansa bilgisayar klavyelerine dokunma olasılıkları daha yüksek.

Birçok küçük işletme, faturaları, tahminleri, satışları, kredi kartı ve çek defteri mutabakatını yönetmek için temel muhasebe işlevlerini içeren bir muhasebe yazılım paketi olan QuickBooks'u kullanır. Bugün muhasebeciler, müşterileri için mantıksal bir defter tutma sistemi oluşturmak için QuickBooks'ta genel muhasebe defteri ve ilgili hesapları kurarlar.

QuickBooks oldukça kullanıcı dostudur ve basit, görsel bir gösterge panosu veya genel muhasebe aracılığıyla erişilebilir. Muhasebecinin çift girişli defter tutma sistemiyle ne kadar rahat olduğuna bağlı olarak, doğrudan genel muhasebeden çalışmayı veya basit arayüzü kullanmayı seçebilirler.

Bulut Muhasebesi

Günümüzde bazı şirketler bulut muhasebe paketleri kullanıyor. Bu tür sistemler aynı zamanda muhasebecilerin masrafları ve ödemeleri takip etmesini sağlar, ancak depo ve envanter yönetimi, tedarik zinciri yönetimi ve diğer işlevleri içerebilen daha geniş işlevlere sahiptir.

Bulut muhasebesi, basitçe, yazılımın ve verilerin, bir İnternet bağlantısı aracılığıyla erişilen paylaşılan bir sunucu olan bulutta barındırıldığı anlamına gelir. Bulut sistemleri, ofisteki bir terminalde bulunan yazılımlar gibi çalışır. QuickBooks çevrimiçi, Xero ve benzeri muhasebe yazılım paketleri, bulut muhasebesinin örnekleridir.

Finansal Raporlama

Muhasebeciler ayrıca mali raporlamada da ustadır. Mali raporlar, bir şirketin işlemlerine en üst düzeyde veya ayrıntılı bir genel bakış sağlar. Bunlar aylık, üç aylık veya yıllık olarak gerekli olabilir.

Muhasebeciler vergi hazırlamaz veya denetleme yapmasa da, başkalarının bu görevleri tamamlamasını sağlayan mali raporlar sağlayabilir. Muhasebeciler sistemleri anlar ve verileri düzenlemede uzmandır.

Bütçeleme ve Tahmin

Muhasebeciler genellikle şirketin bütçesini ve tahmin tahminlerini belirleyen üst yönetim ekibinin bir parçasıdır. Şirketin geçmiş performansına, mevcut sektör bilgilerine ve mevcut nakit akışına dayalı gerçekçi bir bütçe oluşturmasına yardımcı olabilirler. Geçmişe dayalı olarak gelecekteki gelir ve giderlerin tahmin edilmesine de yardımcı olabilirler.

Bütçeleme ve tahmin, mevsimsel yüksek ve düşük seviyelere sahip şirketler için zor olabilir. Bir bahçe merkezi, çim bakımı şirketi, kar küreme hizmeti veya Noel dükkanı gibi mevsimlik bir şirketin belirli iş döngülerini anlamak, bütçeleme ve tahmin konusunda bir muhasebeci ile çalışmanın önemli bir yararı olabilir. Bir şirketin gelirleri bir çeyrek veya sezonda elde etme eğiliminde olduğunda, zayıf zamanlar için nasıl bütçe yapılacağını ve sürekli nakit akışını nasıl sağlayacağını anlayan birisinin hazır olması kritik önem taşır.

CFO Hizmetleri

Bir şirketin CFO'su, Finans Direktörüdür. CFO'lar şirketin nakit akışından ve tüm hesapların mutabakatından sorumludur. Finansal planlama, yatırım, vergi kanunlarına uyum ve şirketin finansmanı ile ilgili diğer birçok hizmeti yönetirler.

Muhasebeciler, özellikle küçük şirketlerde, aynı şeylerin çoğunu yapar. Yerel bir kuaför salonu, manikür salonu, dans stüdyosu veya çömlek stüdyosu bir CFO'ya ihtiyaç duymayabilir, ancak iyi bir muhasebeci bir CFO olarak işlev görebilir. Bu tür küçük işletmelerin sahiplerinin uzun vadeli ticari finansal istikrar için sağlam kararlar almalarına yardımcı olmak için değerli içgörüler ve bilgiler sağlayabilirler.

İş danışmanlığı

Muhasebeciler, numara hesaplayıcılardan ve fasulye tezgahlarından çok daha fazlasıdır. Bir şirketin mali durumuyla ilgili derin bilgilerinden dolayı, iş koçu, danışman ve danışman olarak da hareket edebilirler.

 

Muhasebeciler, işinizin büyüme için sürekli nakit akışına dayanan birçok alanında size yardımcı olabilir. Muhasebeciler danışman olarak, aşağıdakiler dahil birçok şeyi belirlemek için mali durumunuzu analiz etmenize yardımcı olabilir:

Bordro Büyüklüğü: Birini tam zamanlı veya yarı zamanlı işe almaya gücünüz yetiyor mu, yoksa bir serbest meslek sahibi veya bağımsız bir müteahhit bulmak daha mı iyi?

İşletme Yerleri: B konumuna kıyasla A konumunda öngörülen gelir nedir? İşletme danışmanlığında yetenekli bir muhasebeci, geçmişteki performansa dayalı olarak potansiyel gelirleri belirlemenize yardımcı olabilir.

Genişletme: Muhasebeciler geçmiş finansal geçmişi analiz edebildikleri için, genişletme zamanının gelip gelmediğine karar vermenize yardımcı olabilirler.

Bütçe oluşturma: Bütçe, iş hedeflerinize ulaşmak için ne kadar harcayabileceğiniz konusunda rehberlik eder. Bütçenizi anlamak ve bir bütçe oluşturmanıza ve oluşturmanıza yardımcı olan yetenekli bir danışmana sahip olmak, işletmenizi sağlam bir temele oturtmak için yararlı olabilir.

Bir Muhasebeci İşe Almak ve Hesapları Kendiniz Yönetmek

Bazı işletme sahipleri, para biriktirme arayışında, kitaplarını kendileri tutmaya çalışır. Kendi kitaplarını korumak umuduyla bir yazılım paketi veya bulut tabanlı muhasebe hizmeti satın alabilirler.

Ancak zaman ve deneyim eksikliğinden kaynaklanan sorunlar ortaya çıkar. Defter tutma, bir şirketin hesaplarını düzgün bir şekilde ele almak için eğitim gerektiren yetenekli bir meslektir. Bu eğitim olmadan, şirketinizin zamanına, cezalar ve vergiler şeklinde paraya ve müşterinin iyi niyetine mal olabilecek çaylak hataları yapabilirsiniz.

Örneğin, bordro vergilerinizi nasıl ödeyeceğinizi bilmiyorsanız, yüksek para cezalarıyla karşılaşabilirsiniz. Açık alacaklarınızı takip etmenin önemini anlamıyorsanız, müşterilerinizle zayıf nakit akışı ve çok fazla açık fatura ile karşılaşabilirsiniz.

Zamanınızın ne kadar değerli olduğunu düşünün. Zamanınız işinize mi yoksa kitaplarla ilgilenmeye mi daha iyi harcanır? İşiniz kapandıktan sonra gün için bile, kitaplarınızı ellemek için oturmaktansa, işinizle ilgili diğer görevlere veya kişisel zamanınızla kendinizi yenilemeye harcamak daha iyi olabilir.

Belirli muhasebe görevleri aylık olarak ele alınmalıdır, aksi takdirde zamanla artar ve sorunlara neden olurlar. Kredi kartı ekstrelerinin aylık olarak uzlaştırılması, hatalı veya hileli ücretlerin tespit edilmesini ve derhal ele alınmasını sağlar. Muhasebe programlarınızdaki banka hesap özetlerinin güncellenmesi, daha doğru bütçeleme, tahmin ve mali kayıtlara yol açar. Bunlar, bir muhasebeci tarafından ortalama bir işletme sahibine göre daha verimli bir şekilde ele alınabilir.

Bir işletme sahibi olarak pek çok şapka takarsınız. Muhtemelen günlük iş operasyonlarınızı yönetiyor, sattığınız mal veya hizmetleri sağlıyor ve pazarlama ve satış müdürü olarak hareket ediyorsunuz. Bununla birlikte, defter tutma, bir profesyonele güvenle devredebileceğiniz bir görevdir.

Dış Kaynaklı Defter Tutma

İşletmenize bir muhasebeci eklemeye karar verdiyseniz, birkaç seçeneğiniz vardır. Tam zamanlı bir muhasebeci kiralayabilirsiniz, ancak bu, işinize tam zamanlı maaş, artı avantajlar ve vergiler olarak önemli bir masraf ekler. Yarı zamanlı bir çalışan da benzer bir masraf ekler, bu nedenle dış kaynak kullanımı daha ucuz bir alternatif olabilir.

Dış kaynaklı defter tutma hizmetleri, işletme sahibine mümkün olan tüm dünyaların en iyisini sunar. Ek yükünüze bordro eklemeden deneyimli bir muhasebeci ile çalışabilirsiniz. Böyle bir muhasebeci muhtemelen işinizi daha iyi yürütmenize yardımcı olabilecek uzun yıllara dayanan deneyime sahiptir.

Diğer bir faydası da, işletmeniz bir başlangıçsa veya tam zamanlı bir muhasebeci için yeterli işiniz olmayacak kadar küçükse, maaşlarının boşa gittiğinden endişe etmeden hesaplarınızı yönetmesi için bir profesyonele yine de güvenebilirsiniz. Bir dış kaynak hizmetinde, birçok müşteriyle çalışan bir muhasebeci olacaktır, böylece kesinti süreleri veya iş eksikliği konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. Tersine, işiniz toparlanır ve daha da yoğunlaşırsa, ihtiyaçlarınız konusunda size yardımcı olacak çok sayıda muhasebeciye sahip olacaktır.

Gerektiğinde dış kaynaklı bir muhasebeci de kullanabilirsiniz. Bazı şirketler, yılın bir zamanını son derece meşgul kılan mevsimsel iş dalgalanmalarına sahiptir. Örneğin bir çim bakımı şirketi, sonbahar ve kış aylarında kendi kitaplarını tutabilir, ancak ilkbahar ve yaz gelir; her saatini dışarıda çim bakım hizmetleri sunarak geçirirler. Bu aylarda sadece bir muhasebeciye ihtiyaçları olabilir, böylece geride kalmazlar. Bu, dışarıdan temin edilen bir muhasebecinin çok yardımcı olabileceği zamandır.

Bu seçenekler, dış kaynaklı bir muhasebeciyi şirketiniz için tam zamanlı bir muhasebeciden daha büyük bir varlık haline getirebilir.